Algemene Verordening Gegevensbescherming
Sinds 25 mei 2018 geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de hele Europese Unie. Deze privacywetgeving is bedoeld om burgers meer controle te geven over hoe organisaties met hun persoonsgegevens omgaan. Door technologische ontwikkelingen, zoals de opkomst van clouddiensten, ontstaan er steeds nieuwe manieren om gegevens te verzamelen en te gebruiken. Met de AVG wil de EU strengere regels en handhaving invoeren om misbruik te voorkomen en het vertrouwen in de digitale economie te versterken.
Persoonsgegevens wat zijn dat?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets zeggen over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Dat betekent dat de informatie direct over iemand kan gaan, of naar die persoon te herleiden is. Het moet daarbij wel om een levend mens gaan – gegevens van overledenen of organisaties vallen hier dus niet onder. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en een postcode in combinatie met een huisnummer. Er zijn ook extra gevoelige gegevens, zoals iemands ras, religie of gezondheidsinformatie. Deze worden ‘bijzondere persoonsgegevens’ genoemd en vereisen extra bescherming.
Verwerking van persoonsgegevens door HOBITAT
HOBITAT is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze diensten te kunnen leveren en om gerelateerde taken uit te voeren. Denk hierbij aan het bieden van support, het beveiligen van ons en uw systemen en het versturen van facturen voor het gebruik van onze diensten.
Concreet verwerken wij jouw gegevens voor de volgende doeleinden:
- Het registratieproces dat je doorloopt om de HOBITAT-diensten te activeren en een overeenkomst te sluiten.
- Het verlenen van toegang tot de HOBITAT-diensten en de bijbehorende facturering.
- Het verwerken van het contactformulier dat je op onze website invult.
- Het versturen van nieuwsbrieven, mits je hiervoor hebt ingeschreven.
- Het beantwoorden van supportvragen per e-mail of telefoon die betrekking hebben op het gebruik van onze diensten, evenals het behandelen van verzoeken, klachten en geschillen.
- Naast de serviceberichten die je binnen de diensten ontvangt, kan het voorkomen dat wij je via e-mail informeren over belangrijke zaken met betrekking tot onze diensten.
- Het versturen van uitnodigingen voor deelname aan klanttevredenheidsonderzoeken, loyaliteitsmetingen of het geven van feedback over nieuwe functies van de HOBITAT-diensten.
- Het uitvoeren van wervings- en selectieprocessen.
Wij verwerken de volgende gegevens:
- Formulieren op de website: bedrijfsnaam, voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele aanvullende gegevens die je zelf invult in het bericht.
- Registratie: voor- en achternaam, functie, geslacht, contactgegevens (zoals telefoonnummers en e-mailadres), en bedrijfsgegevens (zoals NAW-gegevens, betaalgegevens, BTW-nummer en KvK-nummer).
- Gebruik: voor- en achternaam, e-mailadres, functie en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om je offertes, opdrachten, informatie, werkbonnen, oplossingen en facturen te kunnen sturen.
- Toegang: inloggegevens, bestaande uit een e-mailadres en wachtwoord.
- Supportvragen: voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, functie en telefoonnummer.
- Marketingdoeleinden ter verbetering van onze dienstverlening: voor- en achternaam, geslacht, functie, telefoonnummer en e-mailadres.
Waarom heeft HOBITAT de gegevens nodig?
HOBITAT baseert haar verwerkingen op de volgende grondslagen:
- Toestemming: HOBITAT verwerkt persoonsgegevens op basis van jouw toestemming wanneer wij bijzondere gegevens verwerken. Je hebt altijd het recht om je toestemming in te trekken of te weigeren. Als je de toestemming intrekt, kan het zijn dat we de overeenkomst of dienstverlening niet verder kunnen uitvoeren.
- Uitvoering van de overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten en het aangaan van overeenkomsten verzamelen en gebruiken wij de noodzakelijke persoonsgegevens. Dit betreft doorgaans de zakelijke dienstverlening op het gebied van IT en telecom, inclusief het doen van een aanbod en het uitvoeren van de overeenkomst.
- Wettelijke verplichting: Het kan noodzakelijk zijn om gegevens te verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Gerechtvaardigd belang: Het verzamelen en gebruiken van bepaalde persoonsgegevens is nodig voor de behartiging van bedrijfsbelangen en het uitvoeren van de bedrijfsvoering. Dit kan bijvoorbeeld het versturen van nieuwsbrieven, commerciële e-mails of uitnodigingen voor evenementen omvatten.
Automatische besluitvorming
HOBITAT maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvormingsprocessen.
Hoe lang bewaart HOBITAT de gegevens?
HOBITAT bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is om de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, te realiseren.
De bewaartermijn van je persoonsgegevens wordt bepaald op basis van de volgende criteria: (a) de duur van de overeenkomst met HOBITAT, (b) een wettelijke bewaarplicht of -termijn, of (c) het bestaan van een (potentiële) claim of geschil, waarvoor de gegevens bewaard moeten blijven.
Als er geen overeenkomst met je tot stand komt, worden je gegevens niet langer dan een jaar bewaard.
Delen met derde
HOBITAT deelt jouw persoonsgegevens met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, ter ondersteuning van de dienstverlening, op basis van een gerechtvaardigd belang en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We kunnen gegevens delen met, maar niet beperkt tot, de volgende partijen:
- Overheidsinstanties: indien noodzakelijk voor HOBITAT om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen.
- Derde partijen: in geval van uitbesteding van werkzaamheden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van HOBITAT, volgens onze beveiligingsnormen en instructies. Met derde partijen die als verwerker optreden, worden verwerkersovereenkomsten gesloten in lijn met de AVG.
- Juristen of advocaten: voor juridische advisering of in verband met juridische procedures.
- Rechtsopvolgers: bij de verkoop van onze dienstverlening aan een andere organisatie of bij de overname of verkoop van (een onderdeel van) HOBITAT. Als persoonsgegevens in dit geval worden gedeeld, blijven de gegevens volgens deze verklaring gebruikt worden.
- HOBITAT deelt jouw gegevens in principe niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER).